Missão "Ninja" da Comunicação Interna

Seja bem vindo a esse pequeno post que nos levará a uma grande viagem conceitual sobre os novos horizontes emblemáticos, utópicos e, muita das vezes, "Ninjas" da gestão da comunicação interna. Espero conseguir despertar a sua atenção para um dos fatores críticos de sucesso mais relevantes no planejamento estratégico, por meio dessa pequena junção ideológica.
Vivemos em um segmento muito agressivo e que rejeita as verdades absolutas; um segmento que se reconstrói todos os dias e que nos deixa sempre no centro de uma engrenagem conceitual altamente instável. Evoluções tecnológicas, estruturais e de processos batem cada vez mais forte a porta das empresas do segmento de atividades físicas e desportivas, todas com a prerrogativa de adaptação constante. Essa engrenagem interessante torna a verdade de hoje em um pensamento passível de ser guardado naquela ultima gaveta da nossa mesa antiga do escritório amanhã.
Já é de consciência de todos que as estruturações metodológicas da empresa devem ser orientadas por uma árvore explicita de processos e tal árvore deve ter como essência visceral uma estrutura inteligente, que sinalize o caminho que as informações pertinentes ao sucesso desse projeto devem percorrer.
O sucesso de muitos projetos fica comprometido quando aqueles que conduzem essas ações não reconhecem esses caminhos de disseminação da informação como condição indispensável para a eficiência e a eficácia do projeto. É aí que mora o problema. Para fazer com que as coisas aconteçam precisamos de colaboradores competentes e, acima de tudo, dispostos a fazer essa comunicação acontecer.
Percebe-se então que não dependemos somente de processos e da tecnologia, mas, principalmente, das pessoas que operam essa engrenagem de rotinas diárias.
Os modelos organizacionais das décadas de 80 e 90 estavam pautados nos departamentos e na forma verticalizada pela qual a informação caminhava. Hoje, com a gestão por clientes, os departamentos perderam as suas paredes e divisórias, e a integralização das ações por meio de uma abordagem holística, e muitas vezes multidisciplinar, fez com que a necessidade de amarrar horizontalmente os processos de comunicação fosse indispensável para o crescimento saudável e integrativo.
Vale ressaltar que essa abordagem holística só foi possível por meio da implementação de sistemas de integração, que proporcionam esse tipo de comunicação. Novamente então nos deparamos com o grande paradoxo da evolução, onde ao mesmo tempo em que a tecnologia nos proporciona ferramentas incríveis de comunicação, ela afasta as pessoas do contato pessoal e atrapalha a comunicação genuína e maximizada.
Em uma academia, na qual a mecânica organizacional muitas vezes ainda está amarrada em departamentos verticalizados, em vez de estar amarrada horizontalmente nos clientes, implementar esse processo de comunicação interna de forma eficiente e eficaz parece utopia, porém, paradoxalmente indispensável.
Desenvolver culturas complexas de trabalho e gestão frente a profissionais volantes (que trabalham em várias academias que cumprem sua carga horária "picotadamente"), é o grande desafio do nosso segmento. Fazer com que a informação caminhe da forma que foi planejada e idealizada é a grande missão "Ninja" de todos os gestores.
A complexidade desse obstáculo na comunicação interna não pode ser maior do que a vontade de ultrapassá-lo.
Seguem algumas dicas que você poderá utilizar para maximizar os seus processos de comunicação e fazer com que as suas rotinas de trabalho e os seus projetos tenham uma integração eficiente com a sua equipe de colaboradores.

1. Tenha organogramas bem definidos com todos os cargos explícitos e com a árvore de comunicação visível, a fim de que todos compreendam quem é o responsável por disseminar determinadas informações;

2. Defina as estratégias, metas e objetivos da sua empresa, preferencialmente em conjunto com os seus gerentes e coordenadores, de modo que todos tenham fixado em suas mentes o que devem fazer e, principalmente, como devem fazer para proliferar o que foi planejado;

3. Crie um documento de convocação de reunião para que todos previamente se preparem para debater com exatidão os tópicos que serão apresentados, a fim de que aqueles colaboradores que não participarão possam estar cientes dos temas que estão permeando o encontro;

4. Tenha sempre um redator para que todas as decisões tomadas nessa reunião não se percam e, posteriormente, sejam enviadas para toda equipe em formato de documento pós-reunião;

5. Crie um livro de recebimento de comunicação para que seja bem formalizado o momento de passagem da mesma;

6. Nossas caixas de e-mail estão cada vez mais cheias, portanto, e-mail é só um reforço para a comunicação. Conversas pessoais e até mesmo telefonemas funcionam melhor do que e-mail;

7. Utilize os servidores de internet que permitem compartilhar agendas para que todos consigam enxergar online o que foi planejado, o que falta ser implementado etc.;

8. Faça treinamentos constantes para reforçar as formas de preenchimento de todos os procedimentos de comunicação, a fim de que todos absorvam culturalmente essa prática de controle;

9. Utilize um sistema de informática fidedigno que consiga não só atender às suas necessidades de gestão, como também gerar informações integrativas;

10. Nunca se esqueça de controlar esses procedimentos. Lembre-se: a inovação não é nada sem o acompanhamento e o controle.


Com essas pequenas dicas você poderá iniciar a construção de um processo de gestão da informação e assim melhorar a sua integração interna. Lembre-se! Qualquer processo, "Ninja" ou não, precisa de muita disciplina oriental para realizar aquilo que foi idealizado em uma linda folha de A4.

Bons negócios!

Alessandro Mendes